يذهب الكثيرون إلى اعتبار أن وظيفة المساعدة الإدارية لا تبتعد كثيرا عن وظيفة السكريتيرة، إلا أن هناك فروقا واضحة بين كليهما. فإن كانت المساعدة الإدارية تقوم بالوظائف التي تقوم بها السكريتيرة من الرد على المكالمات الهاتفية، واستقبال الزبائن والزوار، والاهتمام بالبريد الوارد والصادر، واستقبال شكاوى الموظفين وغيرها من الوظائف، إلا أن هناك فروقا واضحة بينهما.
ماهي الوظائف المشتركة بين المساعدة الإدارية والسكريتيرة:
تشترك المساعدة الإدارية والسكريتيرة في عدد من الوظائف وهي:
- استقبال الزوار والزبائن
- الرد على المكالمات الهاتفية
- الاهتمام بالبريد الوارد والصادر
- استقبال شكاوى الموظفين
- الاهتمام بجدول مواعيد المدير
- القيام بالحجوزات الفندقية وغيرها
- الاعداد لاجتماعات العمل
- كتابة تقارير العمل
- التنسيق بين أقسام المؤسسة
في حين تنضاف بعض الوظائف للمساعدة الإدارية منها :
- التفاوض
- الاعداد للتظاهرات والمساهمة في تقديم البعض منها
- الاشراف على سير المشاريع في المؤسسة
- العروض التقديمية في الاجتماعات
- الاشراف على الحضور الالكتروني للمؤسسة
هل يمكن لهذه الوظيفة أن يتقلدها رجل؟
لا تعتبر هذه الوظيفة حكرا على النساء دون الرجال. فيمكن للرجال أن يكونوا مساعدين إداريين. وتتمثل وظيفة المساعد الإداري -كما سبق ذكره- في القيام بكافة الأعمال السكريتاريا، إضافة إلى أعمال تسييرية أخرى.
هل تلتزم المساعد(ة) الإداري (ة)؟؟
لا تلتزم المساعدة الإدارية بالتوقيت الإداري العادي، باعتبار أنها تضطلع ببعض المهام التسييرية، وهو ما يجعل خضوعها لمتطلبات وظيفتها، وما تمليه عليها ظروف العمل، ويتم تحديد هذه الجوانب ، عادة قبل الانطلاق في العمل.
