تستقبل المساعدة الإدارية البريد الوارد والصادر، وتقوم بتفحصه. وعملية تفحص هذه الوثائق لا يمكن إلا من خلال الاطلاع عليها، وترتيبها وتصنيفها. وتقوم المساعدة الإدارية بالقيام بتسجيل البريد. وتتم عملية التسجيل من خلال كتابة تاريخ ورودها أو صدروها على المؤسسة. كما تقوم بتسجيل الجهة المستقبلة أو المرسلة للبريد، ووجهة البريد.
لا تتطلع المساعدة الإدارية إلا على البريد السري أو الخاص. فالبريد الخاص لا يتم تسجيله، ولا يتم الإطلاع على محتواه. فهذا البريد يمر مباشرة إلى الجهة المعنية . أحيانا لا يمر البريد الخاص عبر الطرق الروتينية، أي أنه لا يمر على المساعدة الإدارية أو السكريتيرة.
