تقوم المساعدة الإدارية بعدة مهام للتحضير الجيد لسفر المدير. وتختلف المهام من حالة الاستعداد إلى السفر، إلى حالة السفر، واخيرا حالة ما بعد السفر.
1- حالة الاستعداد للسفر:
تستعد المساعدة الإدارية لوضعية ما قبل سفر المدير من خلال التثبت من حالة جواز سفره، وهل يتطلب الأمر إلى إعداد ملف تأشيرة أم لا. كما تقوم بتحديد جدول سفر المدير، من خلال إعادة التثبت من قائمة اللقاءات وتأكيدها، ومن ثم إعداد كافة الوثائق اللازمة للمقابلات واللقاءات التي سيقوم بها المدير أثناء سفره. عند تأكيد جدول اللقاءات التي سيقوم بها المدير أثناء السفروأماكنها وأهدافها، تقوم حينئذ بحجز الفندق، إما عبر الأنترنت أو من خلال وكالة أسفار، وتوفير وسيلة النقل التي ستقوم بايصال المدير إلى المطار، ووسيلة النقل التي ستقوم بنقله إلى الفندق عند الوصول.
2- حالة سفر المدير:
في حالة بقاء المساعدة الإدارية في مقر العمل، وعدم سفرها مع المدير، فإن المدير يقوم بعملية تفويض إما جزئي أو كلي لمهامها للمساعدة الإدارية. وتواصل المساعدة الإدارية القيام بمهامها كما العادة ، إضافة إلى المهام التي تم تفويضها إليها. كما تقوم المساعدة الإدارية بإعداد قائمة الزوار للمكتب، وإعلام المدير بها هاتفيا أو بعد عودته.
في حالة سفر المساعدة الإدارية صحبة المدير فإنها ستحضر اللقاءات التي سيقوم بها إذا طلب منها ذلك، إضافة إلى ذلك ستقوم بهمزة بينها وبين الشركة والمدير.
3- بعد عودة المدير
تقوم المساعدة الإدارية بوضع المدير في صورة ما حدث أثناء غيابه، والمهام التي تنظره ليقوم بإنجازها. وتتم العملية من خلال تقديم تقارير عمل أو شفويا.
