تقوم المساعدة الإدارية أو السكريتيرة بالإعداد لاجتماعات العمل. والإعداد لهذه الاجتماعات يمر بعدة مراحل وخطوات.
للاعداد والتحضير للاجتماع تقوم المساعدة الإدارية أو السكريتيرة بالاطلاع على موضوع الاجتماع، ولتنطلق مباشرة في تحديد الأطراف المتداخلة أو المشاركة في الاحتماع. كما يتم تحديد المكان والزمان الخاصين بالاجتماع. فيما يلي يتم تحديد النقاط المحورية التي سيتناولها هذا الاجتماع. وهذه النقاط أو المحاور التي سيتناولها الاجتماع تساعدها في إعداد ما يتطلب من وثائق من اجل الاجتماع.
قبل الاحتماع، تقوم المساعدة الإدارية بإعداد القاعة التي ستختضن الإجتماع. فتقوم بتوفير الماء أو العصير. وتضع الوثائق التي يحتاج لها الحضور في الاجتماع. كما تقوم بالتثبت من الأجهزة التي سيتم استعمالها أثناء الأجتماع مثل الحواسيب، أو التثبت من عمل شبكة الأنترنت أو جهاز العارض (الداتا شو). ثم تنتثل لاستقبال المشاركين في الاجتماع.
تواكب المساعدة الإدارية مجريات الاجتماع، وعادة ما تجلس بجانب المدير. وتتمثل الوظيفة الرئيسية للمساعدة الإدارية في تدوين الملاحظات أثناء مداولات الاجتماع. كما تقوم أحيانا بعرض بعض المواد مستخدمة العارض (الداتا شو).
